Fattura e DDT: come prepararli in formato digitale

Fattura e DDT (documento di trasporto) sono due tipologie di documento da allegare a o meno a beni o servizi erogati.

Nel caso della fattura, si tratta di un documento fiscale obbligatorio; il DDT, invece, certifica il trasferimento di merci da un venditore, o cedente, ad un acquirente, o cessionario. Anche il documento di trasporto ha valenza a fini fiscali e, inoltre, permette a chi spedisce la merce di poter usufruire della fatturazione differita.

Come si prepara una fattura?

Prima di fatturare, occorre avere ben chiaro alcuni fattori. Per esempio, bisogna scegliere il regime fiscale a cui si intende aderire, in accordo con le proprie esigenze. O ancora, aprire una Partita Iva.

Per redigere una fattura non esiste uno schema fisso. È necessario, tuttavia, che compaiano obbligatoriamente alcune diciture. Queste sono:

– la dicitura “Fattura” e numero progressivo attribuito (e non dimenticate che ogni inizio anno ricominciano da 1!);

– la data di emissione;

– i dati dell’emittente (nominativo/ragione sociale, indirizzo, numero di partita IVA, codice fiscale, iscrizione al Registro delle imprese);

– i dati del compratore (nominativo/ragione sociale, indirizzo);

– la tipologia di pagamento;

– la natura, qualità e quantità dei beni ceduti;

– il prezzo per singolo bene e presso complessivo;

– gli eventuali sconti;

– l’aliquota e ammontare dell’IVA;

– l’importo totale a debito del compratore, detto totale fattura.

Infine, in caso di fattura differita, vanno inseriti anche gli estremi dei documenti di trasporto (data e numero dei DDT).

Importante da ricordare: va preparata e compilata in due copie. La prima, detta originale, va consegnata al cliente; la seconda, la “copia”, va conservata dall’emittente.

Come si prepara un DDT?

Da sapere, il DDT è un documento obbligatorio in allegato alle merci soltanto in due occasioni: per avvalersi della fatturazione differita e per la movimentazione di beni a titolo non traslativo della proprietà. In altri casi può essere spedito separatamente.

Come per la fattura, il DDT deve essere emesso in duplice copia e conservato da entrambe le parti per una durata di dieci anni. Non esiste uno schema standardizzato, ma deve contenere necessariamente alcuni elementi. Questi sono:

  • il numero progressivo e la data di consegna. Se data di compilazione del DDT e data di consegna dei beni non coincidono per varie ragioni, è necessario indicare comunque la data di consegna o trasporto;
  • le generalità dei soggetti coinvolti (ditta/denominazione/ragione sociale in caso di imprese, società o nome e cognome in caso di persone fisiche; residenza o domicilio; partita IVA di emittente e cessionario);
  • Nel caso di trasporto viene affidato a soggetti terzi: indicare le generalità dell’impresa trasportatrice ma non quelle del soggetto che materialmente esegue il trasporto; se il trasporto viene effettuato da più vettori basta indicare le generalità del primo di essi;
  • la natura, la qualità e la quantità dei beni trasportati; per la quantità è sufficiente l’indicazione in cifre, non essendo necessaria quella in lettere.

Fattura e DDT: pronti in pochi istanti

Ci sono diversi modi di preparare una fattura o un documento di trasporto.
Se volete usare carta e penna, via basta utilizzare della carta carbone per scrivere in duplice copia, o fotocopiare il documento.

Potete anche ricorrere a sistemi digitalizzati, adottando varie soluzioni. Per esempio, potete usare il computer come macchina da scrivere e stampare in duplice copia; o ancora, creare un foglio di calcolo.

Infine, potrete avvalervi delle funziona di software gestionali che prevedono l’emissione di fattura e DDT in modo pratico e veloce. Softshop, per esempio, è il software che fa per voi: oltre che le funzioni di gestione del magazzino, vi permettere di fruire di questi servizi in sicurezza e rapidità. Entra nel mondo Softshop scaricando la versione gratuita di Softshop qui: https://softshop.it/gratuito.html

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